Version 3.4 desc

Règlement général sur la protection des données (RGPD)

Le 28 mai 2018, le règlement général sur la protection des données rentre en application. Ce règlement décrit en détail quels sont les droits et les devoirs de entités qui gèrent des données personnelles.

Les clubs utilisant le GIVAV sont-ils concernés ? OUI car nous stockons les informations d'état civil de nos membres, leurs qualifications aéronautiques ainsi que leurs vols.

Historique

Le développement du GIVAV a débuté en 2004 pour le club d'Angers. En 2009, il a été proposé à d'autres associations et, pour ce faire, il a été déployé sur un serveur accessible depuis Internet.
Depuis, il n'a cessé d'évoluer afin d'offrir plus de fonctionnalités, l'objectif étant de faciliter la gestion des clubs de vol à voile.
Une des évolutions les plus marquante a été l'introduction de Smart'Glide mobile (2015), un accès au GIVAV pour les pilotes dont l'interface est optimisée pour les nouveaux moyens d'accès à Internet (Smartphones et tablettes).

Évolutions

Le GIVAV va devoir évoluer pour ce conformer à la RGPD dont vous pouvez consulter le texte intégral via ce lien.

Ces développements visent à garantir :

• le traitement loyal et transparent
• les intérêts légitimes poursuivis par les responsables du traitement dans des contextes spécifiques
• la collecte des données à caractère personnel
• la pseudonymisation des données à caractère personnel
• les informations communiquées au public et aux personnes concernées
• l'exercice des droits des personnes concernées
• les informations communiquées aux enfants et la protection dont bénéficient les enfants et la manière d'obtenir le consentement des titulaires de la responsabilité parentale à l'égard de l'enfant

Correspondant GIVAV

La mise en application de la RGPD doit inciter les clubs à désigner une personne assurant le suivi du GIVAV du club. Cette personne peut être désigné via la fiche membre (onglet fonction) ou via le menu Paramétrages => Association, onglet Résultat AG.
Dans le cas ou ce correspondant n'a pas été désigné, le GIVAV utilisera l'adresse de courriel du président puis de l'association.

Données collectées et durée de conservation

Les bénévoles qui gèrent nos clubs sont déjà suffisamment sollicités, le GIVAV doit faire le maximum pour leur faciliter la tâche. Le principe retenu consiste à inciter les pilotes à gérer eux même leurs données personnelles depuis l'application Smart'Glide mobile.

Actuellement, la distinction entre les pilotes maison, les sections et les pilotes de passage se fait via le champs Club ou section. Nous allons remplacer ceci par deux informations :

• Club principal : Club GIVAV désigné par le pilote via Smart'Glide mobile (Par défaut, le premier club dans lequel le pilote s'inscrit).
• Section tarifaire : Cette information peut être saisie dans les conditions tarifaires du pilote.

La RGPD précise que les données personnelles doivent être conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Le GIVAV a été conçu pour stocker les données sans jamais les épurer, nous allons revoir ça et fixer une durée de stockage pour toutes les données qui concernent les personnes.

Membre

Depuis 2016, les données du pilote (coordonnées et qualifications) sont consultables et modifiables par lui même via Smart'Glide mobile.
Malgré tout, certaines données restent accessibles uniquement par le club :

• Nom, prénom, date et lieu de naissance
• Champs libres

Les données d'identification (nom, prénom, ...) doivent pouvoir être modifiées par le pilote, le correspondant GIVAV du club doit en être prévenu (Voir gestion des doublons).
Les champs libres seront consultables et, éventuellement, modifiables par le pilote.

État civil
Le nom, prénom, date et lieu de naissance peuvent faire l'objet d'un traitement de pseudonymisation. De fait, le compte du pilote existe toujours mais il est impossible de le rattacher à une personne physique. Ce traitement peut être demandé à l'initiative du pilote, il est effectué immédiatement si son solde comptable est positif ou nul et s'il n'a pas de dossier de formation (3 ans).
Pour les pilotes qui n'en font pas la demande, le club peut paramétrer une durée de conservation qui débute dés que le pilote n'a plus d'activité dans le club (Vols ou écritures comptables).

Coordonnées
L'adresse postale, les n° de téléphone et les adresses de courriel peuvent être effacés à la demande du pilote dés que son solde comptable est positif ou null.
Pour les pilotes qui n'en font pas la demande, le club peut paramétrer une durée de conservation qui débute dés que le pilote n'a plus d'activité dans le club (Vols ou écritures comptables).

Photo
La photo est gérée par le pilote lui-même, il peut l'effacer ou la changer quand il le souhaite.
Si le pilote ne l'a pas effacée, elle l'est lors du traitement de suppression des coordonnées.

Qualifications
Ces informations sont gérées par le pilote lui-même, il peut les effacer quand il le souhaite.
Si le pilote ne les a pas effacées, elles le seront lors du traitement de suppression des coordonnées.

Alertes
Les alertes sont supprimées lors de la suppression des coordonnées, des qualifications ou du carnet de vols.

Écritures comptables
La pseudonymisation concerne aussi le compte comptable, elle supprime le lien entre une écriture et la personne concernée.
La suppression des écritures intervient lors de l'épuration des exercices qui n'existe pas aujourd'hui (Prévue dans la refonte de la comptabilité).

Historique des tarifs
L'historique des tarifs est supprimé conformément au paramétrage de l'association. Il l'est aussi lors d'un traitement de pseudonymisation.

Vols
Les vols sont conservés conformément au paramétrage de l'association.

Justificatif
Ces données sont supprimées lors de l'épuration des vols. Elles le sont aussi lors d'un traitement de pseudonymisation.

Forfaits
Les forfaits terminés sont conservés conformément au paramétrage de l'association. Ils le sont aussi lors d'un traitement de pseudonymisation.

Fonctions
Les fonctions terminées sont conservées conformément au paramétrage de l'association. Elles le sont aussi lors d'un traitement de pseudonymisation.

Qualifications
Ces données sont gérées par le pilote, il peut les effacer via Smart'Glide mobile. Elles le sont aussi lors d'un traitement de pseudonymisation.

Formations
Les formations terminées sont conservées conformément au paramétrage de l'association. Elles le sont aussi lors d'un traitement de pseudonymisation.

Documents
Les documents sont effacés à l'initiative des gestionnaires du club. Ils le sont aussi lors d'un traitement de pseudonymisation.

Contacts
Ces données sont gérées par le pilote, il peut les effacer via Smart'Glide mobile. Elles le sont aussi lors d'un traitement de pseudonymisation.

Dons aux œuvres
Ces données sont supprimés en juin de l'année suivante, lorsque toutes les déclarations d'impôts ont été faites.

Stages
Les stages ou concours terminés sont conservés conformément au paramétrage de l'association. Ils le sont aussi lors d'un traitement de pseudonymisation.

Champs libres
Ces données sont gérées par le club et le pilote qui peut les effacer via Smart'Glide mobile. Elles le sont aussi lors d'un traitement de pseudonymisation.
Certaines d'entre elles ne sont modifiables que par le club. Si le pilote veut qu'elles soient modifiées ou supprimées, il doit contacter son club.

Planning

Les inscriptions au planning passées sont conservés conformément au paramétrage de l'association. Leur épuration ne supprime pas les dons aux œuvres (Voir plus haut).

Stages et concours

Les stages ou concours terminés sont conservés conformément au paramétrage de l'association.

Hébergements

Aucun élément ne permet une épuration automatique des ces données, le club doit le faire manuellement.

Vols

Les vols sont conservés conformément au paramétrage de l'association.

VI Internet

Les VI vendu sur Internet et qui ont été effectués ou neutralisés sont conservés conformément au paramétrage de l'association.

Coupe GOMY

Les données de la coupe GOMY sont effacées le 1er janvier, elles ne contiennent que les pilotes qui ont décidés de participer.

Aéronefs

Les données nominations liées aux aéronefs sont gérées par les clubs :

• Équipage habituel
• Bénéficiaires de la situation

Ils sont effacés lors d'un traitement de pseudonymisation.

Les documents liés ne peuvent pas être gérés automatiquement, le club doit s'en charger manuellement.

Les réservations sont épurés conformément au paramétrage de l'association.

Statistiques

Les statistiques ne contiennent pas de données personnelles sauf l'activité des instructeurs dont le nom disparaît lors d'un traitement de pseudonymisation.

Comptabilité

Le libellé du compte pilote (411xxxxx) est modifié lors d'un traitement de pseudonymisation.

GED

Les documents de la GED ne peuvent pas être gérés automatiquement, le club doit s'en charger manuellement.

Droit à l'oubli

Un pilote peut à tout moment demander à ce que ses données personnelles soient effacées ou fasse l'objet d'une pseudonymisation si les données sont indispensables au club.

La demande effectuée par le pilote peut être partiellement effectuée si certaines données doivent être réglementairement conservés. Par exemple, la loi européenne demande que les formations terminées soient conservées 3 ans.

La pseudonymisation consiste à remplacer le nom et le prénom du pilote par le numéro national GIVAV. Comme la correspondance entre ce numéro et l'état civil du pilote ne peut pas se faire avec les données conservées dans la base de données du club, la consultation des vols du planeur reste possible mais sans en connaître le pilote.

Donc, le pilote peut agir à plusieurs niveaux :

• Supprimer lui-même ses données personnelles de son club principal.
• Demander à ce qu'elles soient toutes supprimées d'un ou de tous ses clubs secondaires.
• Demander la pseudonymisation sur un club secondaire.
• Demander la pseudonymisation de son club principal (Tous les clubs secondaires le seront aussi).

Attention ! La suppression de ses données personnelles par un pilote peut entraîner des conséquences. En effet, les statuts ou le règlement intérieur du club peuvent exiger qu'un pilote tienne à jour sur Smart'Glide mobile ses qualifications quand il vole sur les planeur du club.

Doublons

Depuis le début, le GIVAV dispose d'un mécanisme qui permet d'inscrire un pilote en récupérant ses données s'il est déjà connu d'un club adhérent du GIVAV.
Cette procédure est malheureusement souvent mal utilisée ce qui génère des doublons.
Par exemple, un pilote qui décolle au treuil dans son club se rend à St Auban pour faire un stage pendant lequel il décolle en remorquage. Si St Auban n'utilise pas le n° national créé par son club habituel, il en obtient un nouveau, il a donc 2 carnets de vols.
Le premier carnet de vol ne contient que des treuillages, il va donc déclencher une alerte pour expérience récente insuffisante en remorquage alors que ses remorquages sont inscrits dans le deuxième carnet de vols.
C'est dommage !

Un système de recherche des doublons existait dans l'ancienne gestion des licences, il a disparu avec HEVA. Nous allons donc implémenter cette fonction dans le GIVAV, elle sera gérée par Smart'Glide mobile à l'initiative du pilote.

Modification des programmes

Menu Gestion => Membres

Membres

Liste

Important ! Comme toutes les listes paramétrables contenant des informations personnelles, la fonction Exportation affiche un message d'avertissement indiquant que les données exportées ne doivent servir qu'à une utilisation interne au club sous la responsabilité des administrateurs et qu'elles ne peuvent pas être transmises à qui que ce soit sans l'accord explicite du pilote.

De plus, les pilotes ayant fait l'objet d'un traitement de pseudonymisation ne doivent pas apparaître.

En fonction des souhaits du pilote, l'envoi de courriel est éventuellement bloqué.

Inscription

La procédure d'inscription est lancée depuis la liste des membres, elle remplace les boutons Création et Création (HEVA).
Que le pilote à inscrire soit déjà connu, connu dans un autre club adhérent au GIVAV ou connu de la FFVV, toutes les inscriptions doivent passer par cette fonction,

Page 1 : Critères de recherche
Cette page permet la saisie des critères de recherche :

• N° national GIVAV : Ce champ permet une recherche sur le nom d'un pilote connu du club.
• Identifiant fédéral FFVV : N° figurant sur la licence FFVV.
• Nom, prénom, date, lieu de naissance, n° de téléphone et adresse de courriel.

Si le n° national GIVAV saisi est trouvé dans la base du club, le programme passe à la page 3.
Si le n° national GIVAV saisi n'est pas trouvé dans la base du club mais qu'il existe dans la base nationale du GIVAV, le programme passe à la page 3.
Si le n° national GIVAV saisi n'est pas trouvé, un message d'erreur est affiché.

Si l'identifiant fédéral FFVV saisi est trouvé dans la base du club, le programme passe à la page 3. Si plusieurs pilotes ont le même identifiant fédéral FFVV, le programme écarte les doublons et prend celui dont l'activité est la plus récente.
Si l'identifiant fédéral FFVV saisi n'est pas trouvé dans la base du club mais qu'un seul pilote existe dans la base national du GIVAV, le programme passe à la page 3.
Si l'identifiant fédéral FFVV saisi n'est pas trouvé dans la base du club mais que plusieurs pilotes existent dans la base national du GIVAV, le programme passe à la page 2.
Si l'identifiant fédéral FFVV saisi est trouvé dans HEVA, le programme passe à la page 3.
Si l'identifiant fédéral FFVV saisi n'est pas trouvé, un message d'erreur est affiché.

Si moins de 4 critères sont saisis, un message d'erreur est affiché.
Le programme effectue une recherche dans la base du club (4 critères identiques). Si un pilote est trouvé, il passe à la page 3. Si plusieurs pilotes sont trouvés, il passe à la page 2.
Le programme effectue une recherche dans la base national du GIVAV (4 critères identiques). Si un pilote est trouvé, il passe à la page 3. Si plusieurs pilotes sont trouvés, il passe à la page 2.
Si le pilote n'est pas trouvé, le programme passe à la page 4.

Page 2 : Plusieurs pilotes trouvés
Un tableau affiche les pilotes trouvés, il contient :

• Le nom
• Le prénom
• La date de naissance (Si différent de la saisie, masquée pour les pilotes issus de la base nationale du GIVAV dont l'accord de récupération n'a pas été donné)
• Le lieu de naissance (Si différent de la saisie, masquée pour les pilotes issus de la base nationale du GIVAV dont l'accord de récupération n'a pas été donné)
• Le numéro de téléphone (Si différent de la saisie, masquée pour les pilotes issus de la base nationale du GIVAV dont l'accord de récupération n'a pas été donné)
• L'adresse de courriel (Si différent de la saisie, masquée pour les pilotes issus de la base nationale du GIVAV dont l'accord de récupération n'a pas été donné)
• Pour les pilotes issus de la base nationale du GIVAV
  • Le n° et le nom du club principal
  • L'accord de récupération des données a-t-il été donné ? (OUI ou NON)

Un clic sur la ligne permet de choisir le pilote et passer à la page 3.

Page 3 : Un pilote trouvé
Les informations du pilote sont affichées.
La date, le lieu de naissance, le téléphone et l'adresse de courriel sont masqués si le pilote est issus de la base nationale du GIVAV et que l'accord de récupération n'a pas été donné.
Dans ce cas, une phrase explique à l'utilisateur que le pilote doit se rendre sur Smart'Glide mobile afin d'autoriser le club à récupérer ses données. Un bouton Rafraîchir permet de contrôler si cette opération a été effectuée.
Le bouton Inscrire permet de passer à la page 4. Pour un pilote est issus de la base nationale du GIVAV, il n'est actif que si l'accord de récupération a été donné.

Page 4 : Création à partir de zéro
Les informations saisies sont affichées, elle peuvent être complétées par :

• L'adresse postale
• Un deuxième n° de téléphone
• Pour les pilotes mineurs :
  • Le numéro de téléphone des parents
  • L'adresse de courriel de parents

Page 5 : Licence / assurance FFVV
Cette page permet de récupérer les informations de la licence / assurance FFVV ce qui ne peut se faire que si l'identifiant fédéral FFVV est connu.
Dans le cas contraire, ce numéro peut être saisi, un bouton Rafraîchir permet de rechercher les informations dans HEVA.
Si les informations ont pu être récupérées et que la licence a été prise par le club, une case à cocher (cochée par défaut) propose de comptabiliser cette licence.

Le bouton Suivant déclenche l'inscription du pilote :

• Création éventuelle du pilote avec ou non récupération des données dans le club principal.
• Le pilote devient actif
• La licence / assurance FFVV est éventuellement comptabilisée

Page 6 et 7 : Lots d'inscription
Si aucun lot n'a été paramétré, le programme passe à la page 8.
La liste des lots correspondant à la tranche d'age est affichée, une seule ligne peut être cochée.
Un bouton Suivant valide la page. Si un lot a été coché et qu'il contient des compléments, le programme passe à la page 7, sinon, il passe à la 8.

La page 7 propose la liste des compléments qui peuvent alors être choisis.

Page 8 : Participations aux frais
Cette page affiche la liste des participations aux frais pouvant être utilisées lors de la procédure d'inscription.
Certaines lignes sont éventuellement pré-cochées sauf si le compte du pilote contient déjà des participations (PARTF) pour l'année.

Le bouton Terminé clôture l'inscription, la fiche du pilote est affichée.

Onglet Information

Etat civil
La notion de Club ou section disparaît au profit du Club principal géré par le pilote.
Le bouton Nom/prénom disparaît
Le bouton Modifier n'apparaît que pour le club principal, toutes les informations sauf le n° national sont modifiables. Les modifications effectuées sont indiquées par courriel au pilote.

Adresse postale
Le bouton Modifier n'apparaît que pour le club principal, toutes les informations sont modifiables. Les modifications effectuées sont indiquées par courriel au pilote.

Photo
Le bouton Mot de passe membre est supprimé. Le premier mot de passe est envoyé au pilote à la suite de la procédure d'inscription. Il peut ensuite demander un nouveau mot de passe via Smart'Glide mobile.
Les boutons Badge et Fiche bar sont remplacés par un bouton Documents qui permet d'imprimer certaines informations du pilote sur des modèles PDF.

Téléphone et courriel
Le bouton Modifier n'apparaît que pour le club principal, toutes les informations sont modifiables. Les modifications effectuées sont indiquées par courriel au pilote.

Deux informations particulières pour les pilotes mineurs :

• Le numéro de téléphone des parents à la place du téléphone professionnel
• L'adresse de courriel de parents à la place du courriel professionnel

Ces informations sont effacées dés que le pilote devient majeur.

Onglet Compte

Le bouton de modification du tarif donne accès à l'historique des tarifs applicables au pilote. Lors de l'ajout ou la modification du tarif du pilote, il est possible d'indiquer la section tarifaire de celui-ci.
Par exemple, si le club accueille une section ANEG, c'est ici qu'il faudra l'indiquer.

Le bouton Inscription disparaît.

La saisie des prestations au tarif est entièrement ré-écrite.

Onglet Planeur

La saisie d'une nouvelle visite médicale peut se limiter à la date de fin de validité.

Onglet Avion

La saisie d'une nouvelle visite médicale peut se limiter à la date de fin de validité.

Formations

La licence de pilote de planeur donne lieu à des échanges de courriels avec la DGAC. Certains nécessitent de joindre la visite médicale (image du document) et, si le pilote ne l'a pas importée, l'opération est bloquée.

Menu Gestion => Formations

Certains envois de courriels vers la DSAC/IR du club implique de joindre l'image de la visite médicale ainsi que d'indiquer le nom du médecin et les limitations éventuelles.
Ces informations ne sont pas obligatoires pour un pilote mais elles devront être données pour valider une formation.

Menu Gestion => Relances

Suivant les souhaits du pilote, un courriel pour compte positif ou à zéro n'est pas envoyé. Il l'est forcément si le compte est négatif.

Menu Paramétrages => Tarifs

Participations

Cet onglet remplace Cotis. et Frais, il permet de gérer le prix des prestations Hors vols, il est paramétrable pour une date données (ex : prix au 01/01/2017 et au 01/01/2018) de sorte que le club puisse préparer ses tarifs à l'avance.

Le tableau propose les informations suivantes :

• Nom
• Cette ligne doit-elle apparaître dans la procédure d'inscription ?
• Si OUI, est-elle pré-cochée ?
• La facturation permet-elle de devenir membre du club ?
• Un nom de groupe (éventuellement). Lors de l'inscription, un seul élément d'un groupe peut être coché (toutes les lignes d'un groupe doivent se suivre).
• Conditions pour tous les membres ou uniquement les plus de 25 ans
  • Prix
  • Compte de vente (si différent de celui du type de pièce comptable PARTF)
  • Chapitre budgétaire (si différent de celui du type de pièce comptable PARTF)
• Conditions pour les membres de moins de 25 ans (si différentes des plus de 25 ans)
  • Prix
  • Compte de vente (si différent de celui du type de pièce comptable PARTF)
  • Chapitre budgétaire (si différent de celui du type de pièce comptable PARTF)

Des boutons permettent d'ajouter, de modifier et de supprimer une participation, d'autres boutons servent à les mettre dans l'ordre voulu pour l'affichage.

Pages d'inscription

Cet onglet est supprimé.

Lots d'inscription

Ce programme va être entièrement réécrit, mais ses fonctionnalités restent les mêmes.

Menu Paramétrages => Association

Association

Champs libres pilote
Le paramétrage d'un champs prévoit une question de plus : Peut-il être modifié par le pilote depuis Smart'Glide mobile.

RGPD

Ce nouvel onglet regroupe tous les paramétrages du club concernant la RGPD.

Durées de conservation
Les paramètres suivants sont de la responsabilité du club, le GIVAV propose des valeurs par défaut :

• Pilotes :
  • État civil (défaut 5 ans après la dernière activité)
  • Coordonnées (défaut 3 ans après la dernière activité)
  • Historique des tarifs et forfaits (1 an après la fin de validité)
  • Fonctions (1 an après le fin)
  • Formations (défaut 3 ans après la fin)
  • Stages (défaut 3 ans après la fin)
• Vols (défaut 10 ans)
• Planning et réservations (défaut 1 mois)
• VI (défaut 1 an)

Fonctions
Le club indique la liste des fonctions qu'il accepte que le GIVAV remonte (Par défaut : Président, trésorier, secrétaire et correspondant GIVAV).

Documents 

Ce programme va être entièrement ré-écrit, il va permettre se stocker des modèles PDF et leur paramétrage. Par exemple, un document d'inscription pourra être imprimé en ajoutant les informations issu du pilote (Nom, page et position du la page).

Smart'Glide mobile

Connexion

Le bouton Aide subsiste mais il ne permet plus de demander un nouveau mot de passe.
Un nouveau lien Mot de passe oublié permet d'envoyer un nouveau mot de passe après saisie de la date de naissance.

Certains pilotes existent plusieurs fois dans le GIVAV, ils ont des doublons. De fait, une adresse de courriel peut correspondre à plusieurs numéros nationaux. La procédure de connexion propose alors une liste comportant :

• Le numéro national
• Le club

Le pilote peut alors choisir le compte auquel il veut se connecter.
Attention ! Cette situation n'est pas normal, il est souhaitable que le pilote supprime ses comptes en double.

Actuellement, un pilote qui a été inscrit dans un club (même pour un stage) peut se connecter et consulter toutes les données de ce club. Nous allons limiter cette possibilité aux pilotes actifs dans ce club.

Page d'accueil

Les icônes suivantes n'apparaissent que pour les pilotes actifs :

• Planning club
• Planning VI
• Distribution
• Planche
• Réservations

Données

Ces informations sont modifiables quand le pilote est connecté à son club principal.
Par défaut, les données modifiées du club principal sont dupliquées vers les clubs secondaires.

Lorsqu'il est connecté à son club principal, le pilote peut demander :

• L'effacement de ses données.
• La pseudonymisation de son compte. Cette opération sur le club principal entraîne le même traitement dans la base national du GIVAV.

Lorsqu'il est connecté à un club secondaire, le pilote peut demander :

• L'effacement et la fin de la synchronisation de ses données.
• La pseudonymisation de son compte.

Les qualifications sont immédiatement supprimées. Les coordonnées postales, téléphoniques et l'adresse de courriel le sont aussi si le compte du pilote a un solde positif ou à zéro.
La pseudonymisation interviendra à la fin du délai réglementaire.

En se connectant à un club secondaire, le pilote peut demander que ses données personnelles soit à nouveau synchronisées.

Mes coordonnées

État civil et adresses
Toutes les informations sont modifiables sauf le n° national GIVAV (voir doublons), le correspondant GIVAV du club principal est informé des modifications.

Visite médicale
Le pilote peut gérer ici la fin de validité de sa visite médicale.
Le nom du médecin, les restrictions ainsi que l'image du document peuvent aussi être stockés.

Tous ces élément son facultatifs, si la date n'est pas connue, aucune alerte ne pourra être envoyée.
Les autres informations, ne sont utiles au club que pour les dossiers de formation.

Photo
Comme les autres informations personnelles, la photo peut être synchronisée avec les clubs secondaires.
Le pilote peut aussi la supprimer.

Mes contacts
Ces données sont actuellement gérées par le club, elle doivent pouvoir l'être par le pilote.

Mes qualifications

Toutes les informations sont modifiables lorsque le pilote est connecté à son club principal.

Attention ! Si ces données ne sont pas tenues à jour, le GIVAV ne pourra pas générer d'alertes.

Attention ! La suppression de ses données personnelles par un pilote peut entraîner des conséquences. En effet, les statuts ou le règlement intérieur du club peuvent exiger qu'un pilote tienne à jour sur Smart'Glide mobile ses qualifications quand il vole sur les planeur du club.

Mes documents

Ce sont les documents stockés dans la fiche pilote du GIVAV (Onglet Documents), ils sont consultables mais le pilote doit intervenir auprès de son clubs s'ils désirent les voir modifiés ou supprimés.

Champs libres

Chaque club peut définir des champs libres qui apparaissent dans des onglets et des cadres ajoutés à la fiche pilote du GIVAV.
Dans cette page, le pilote peut consulter tous ses champs libres, il peut éventuellement les modifier en fonction du paramétrage du club.
Pour modifier les champs non modifiables, le pilote doit prendre contact avec son club.

Club

Le compte comptable et les forfaits apparaissent pour tous, les autres entrées sont interdites aux pilotes inactifs.

Vols

L'activité du jour

Cette entrée est limitée aux pilotes actifs du club.
De plus, suivant les souhaits du pilote, son nom apparaît ou n'apparaît pas sur la distribution et la planche de vols.
Ce masquage ne concerne pas les personne habilités à gérer la planche.

Carnet de vols

Ils sont remplis ou pas remplis suivant les souhaits du pilote.

Préférences

Mes clubs

Cette page va être entièrement revue, elle est décomposée en trois parties accessibles via le menu du bas.

Liste des clubs
La liste des clubs dans lesquels le pilote (n° national) est connu est constituée automatiquement, la mention Actif signale l'état du pilote dans le club concerné.
Un clic sur le nom du club permet au pilote de se connecter sur les données de celui-ci.
C'est par cette page que le pilote peut désigner son club principal. S'il ne le fait pas et qu'il est actif dans plusieurs clubs, le GIVAV considère comme club principal, le club où il a pris sa licence FFVV.

Doublons
Le programme se base sur les données suivantes :

• Nom
• Prénom
• Date de naissance
• Lieu de naissance
• N° de téléphone
• Adresse de courriel

Un compte apparaît dans la liste quand au moins 4 des données ci-dessus sont identiques aux données du compte de actif.
Le bouton Connexion d'une ligne permet au pilote de ce connecter à ce compte. Il doit le faire avant de lancer la fusion afin de faire en sorte que les 6 critères soit identiques.
Le bouton Fusion d'une ligne apparaît quand les 6 critères sont identiques, il provoque la fusion des données du compte désigné avec le compte actif.

La fusion se lance après que le pilote se soit authentifié avec le bon mot de passe sur le compte à fusionner, toutes les données (vols, écritures comptables, ...) se retrouvent alors sur le compte de destination. Les modifications sont effectuées dans tous les clubs qui disposent du compte à fusionner.

Attention ! Il est possible que le pilote soit inscrit dans un club qui n'apparaît pas dans la liste des doublons. C'est possible si moins de 4 critères sont identiques à ceux du compte actif. Pour résoudre ce cas, il doit prendre contact avec le club afin de faire corriger ces critères.

Clubs autorisés à récupérer mes information
Cette page permet au pilote de désigner le ou les clubs qu'il autorise à récupérer ses informations personnelles depuis son club principal.

RGPD

Cette entrée du menu est nouvelle, elle regroupe tous les souhaits du pilote quand à la gestion de ces données personnelles par le GIVAV.
Les questions sont simples, la réponses est OUI ou NON. Il n'y a pas de valeur par défaut, le pilote doit se prononcer. S'il ne le fait pas, le programme réagit comme si la réponse était NON.
Un message d'avertissement, affiché à chaque connexion à Smart'Glide mobile, signale au pilote qu'une ou plusieurs questions attendent une réponse de sa part.

Le pilote peut demander à ce que son paramétrage RGPD soit commun à tous les clubs dans lesquels il est inscrit, il peut aussi paramétrer distinctement chaque club.

Courriels

Le pilote peut demander à ce que le club ne lui adresse pas de courriels. Il peut aussi limiter cet envoi aux catégories suivantes :

• Communications du club via la liste des pilotes
• Planning instructeurs
• Planning treuilleurs
• Planning pilotes remorqueur
• Planning pilotes VI
• Création automatique de séances de formation (instructeur)
• Alerte sur la visite médicale
• Alertes sur les qualifications planeur
• Alertes sur les qualifications avion

Attention ! L'envoi des relances pour les comptes négatifs ne peut pas être bloqué.

Planche de vols

Le pilote peut choisir d’apparaître ou de ne pas apparaître sur le planche de vols consultable par tous les pilotes actifs du club.

Carnet de vols

Le pilote peut indiquer s'il souhaite que le GIVAV stocke son carnet de vols. S'il répond OUI et que des vols existent dans la base d'un club, il peut demander qu'ils soient intégrés à son carnet de vols.

Attention ! La suppression de son carnet de vols par un pilote peut entraîner des conséquences. En effet, les statuts ou le règlement intérieur du club peuvent exiger qu'un pilote tienne à jour sur Smart'Glide mobile son carnet de vol afin que les alertes éventuelles soient générées automatiquement.

Coupe GOMY

Le pilote qui correspond aux critères de cette coupe doit indiquer s'il souhaite ou non y participer.

Stages & concours

La page d’accueil pour l'inscription à un stage ou un concours doit obligatoirement préciser qu'en s'inscrivant, le pilote accepte que ses données personnelles soient éventuellement dupliquées depuis sont club principal.

Administration du GIVAV

La base d'administration du GIVAV contient des données personnelles (pilotes, carnets de vols), elle doit être revue afin de ne conserver que le nécessaire.

Pilotes

Nous allons limiter les données stockées aux informations servant au traitement des doublons :

• n° national GIVAV
• Nom
• Prénom
• Date de naissance
• Lieu de naissance
• N° de téléphone
• Adresse de courriel
• Identifiant fédéral FFVV (S'il est connu)
• Liste des clubs dans lesquels le n° national est connu

Ces données ne sont utilisées que par les programmes, les administrateurs ne peuvent pas les consulter.

Carnet de vols

Le carnet de vol, lié à un n° national, sert au déclenchement des alertes pour les différentes qualifications du pilote (SPL, PPL, ...).
Le pilote peut indiquer via le paramétrage RDPG de Smart'Glide mobile qu'il ne souhaite pas que son carnet de vols soit stocké dans le GIVAV. Dans ce cas, ces données sont effacées.

Fonctions

Afin de pouvoir communiquer avec les responsables des clubs adhérents, le GIVAV va remonter les pilotes inscrits pour les fonctions :

• Membres du bureau (Président, trésorier, ...)
• Correspondant GIVAV

Ces informations sont issues de la gestion des fonctions des clubs, le GIVAV ne conserve que le titulaire actuel de la fonction.
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