Planning

Planning

Ce logiciel permet de gérer de nombreux plannings soit via la partie Gestion soit via la partie Membres.

Un planning est constitué d'un ou de plusieurs groupes de personnes (Membre, instructeur, treuillard, extérieur, ...). Avant de pouvoir utiliser un planning, il faut paramétrer ces différents groupes et les dates d'activité de ceux-ci.

La page ci-contre montre la liste des plannings existants, elle comporte :

• Le nom
• La mention actif OUI ou NON qui indique si le planning peut être utilisé.
• La mention Lecture seule OUI ou NON qui indique si les informations du planning peuvent être modifiées.
• Le bouton Détail qui permet de paramétrer le planning.
• Le bouton Visu qui permet de consulter et/ou de renseigner le planning (Uniquement s'il est actif).

Pensez à survoler les boutons et les entêtes de colonnes avec le pointeur de votre souris car ces endroits disposent souvent d'informations complémentaires sous forme d'info-bulle.

Création ou modification d'un planning

Le tableau du haut permet de paramétrer le planning, celui du bas montre l'historique des modifications de celui-ci.

Le bouton retour permet de retourner à la liste des plannings.
Le bouton désactiver permet de désactiver le planning s'il est actif. Sinon, c'est un bouton activer qui apparaît.
Le bouton suppression permet de supprimer le planning.

Premier cadre : La première ligne permet de modifier le nom du planning et d'activer ou non la fonction Lecture seule.
Le tableau des groupes montre :

• Le nom du groupe (le chiffre mis au début du nom permet d'ordonner les lignes).
• La mention actif OUI ou NON.
• La population concerné par le groupe.
• Les paramètres d'alerte.

Le bouton modifier permet d'enregistrer les paramètres du groupe.

La notion d'alerte a été crée pour qu'un courriel soit envoyé à la population concerné quand le nombre minimum n'est pas atteint. Par exemple, un courriel est envoyé à tous les instructeurs 2 jours avant la date si le nombre minimum d'instructeur (ex : 1) n'est pas atteint. Le paramétrage existe MAIS L'ENVOI DE COURRIEL N'EST PAS ACTIF ACTUELLEMENT.

Deuxième cadre : Affichage de l'historique des inscriptions sur le planning.
Le bouton effacer le log permet de supprimer toutes les lignes de l'historique.

Gestion d'un groupe

Le tableau du haut permet de paramétrer le groupe, celui du bas permet de paramétrer le nombre de personnes maxi et mini pour chaque jours.

Le bouton retour permet de retourner au planning.
Le bouton suppression permet de supprimer le groupe.
Le bouton jour fériés permet de paramétrer les jours fériés de l'année en cours.

Premier cadre : Les différentes lignes comportent :

• le nom du groupe (le chiffre permet de définir l'ordre d'affichage).
• la population concernée
• la précision sur la population concernée (uniquement pour les membres)
• si l'on doit générer des alertes par courriel ? (Fonction non implémentée aujourd'hui).
• si l'alerte doit être envoyée par courriel, combien de jours avant la date ? (Fonction non implémentée aujourd'hui).
• qu'un groupe peut être lié à un autre afin que l'alerte vérifie que le quota saisi soit respecté.
• que pour les groupes liés, une entrée du groupe maître correspond à combien d'entrées dans le groupe lié.
• si NON actif, ce groupe n’apparaîtra pas sur la planning.

le bouton modifier permet d'enregistrer ces paramètres.

Exemple : les passagers des VI sont liés aux pilotes à raison de 3 passagers (vols) par pilote. Si ce quota n'est pas respecté, la date apparaît en alerte.

Deuxième cadre :
Il comporte le tableau des dates paramétrées. En début d'année il est vide, le paramétrage doit être refait tous les ans.
Les jours de la semaine apparaissent en bleu, les week-ends en blanc et les jours fériés en rose. Ces jours doivent être désignés via le bouton jour fériés situé en haut de la page.

Les dernières lignes permettent de créer ou de modifier le nombre de personnes pour le groupe et un jour, elles comportent :

• Un fourchette de dates à traiter.
• La liste des jours à traiter (cocher les jours voulus).
• Le nombre minimum et maximum de personnes

Le bouton Paramétrer une fourchette de dates enregistre les modifications.

Dans l'exemple ci-dessus, tous les week-ends et jours fériés du mois de mai pourront accueillir de 0 à 6 VIs.

Attention ! Les nouveaux paramètres n'ont aucun influence sur les réservations déjà effectuées.

Utilisation via la gestion

Le bouton retour permet de retourner au planning.

Sélection du planning et du jour

• Une combo-box permet de modifier le planning à visualiser (sans retourner au menu).
• La date affichée peut aussi être modifiée (Un clic sur une date dans le tableaux du bas permet d'afficher le détail du planning de la journée).

Le bouton afficher permet d'afficher le détail du planning correspondant aux choix fait ci-dessus.
Les boutons mois précédent et mois suivant permettent de naviguer dans les dates d'un planning.

Détail du planning d'une journée
Ce cadre affiche un tableau contenant :

• Le nom du groupe.
• Le nombre minimum et maximum de personnes.
• La liste des personnes avec nom, numéros de téléphone et commentaire.
• Un bouton modifier permet de corriger un contact externe (VI).

Inscription d'un membre au planning
Cette inscription s'effectue comme dans l'exemple ci-contre.
Vous devez indiquer la fourchette de dates à inscrire, la personne et le groupe concernée. Il est aussi possible d'indiquer un commentaire.
Le bouton Tous permet de charger les liste des membres actifs et inactifs.
Le bouton inscrire déclenche l'inscription, le bouton désinscrire annule une inscription existante.
Pour l’inscription d'une personne extérieure voir plus loin.

Visulalisation des réservations du planning
En dessous du détail du planning et des formulaires d'inscription se trouve les tableaux affichant les réservation déjà effectuées. Ces tableaux affiche le mois correspondant à la date sélectionnée précédemment. Les cases comportent :

• Le numéro du jour (lien si le jour appartient au mois affiché).
• Le nombre de réservations en bleu si tout est normal et en rouge sur fond jaune si une alerte est détectée.
• En info-bulle, le nombre minimum et maximum paramétré.

Inscription d'une personne extérieure
Dans un premier temps, il faut indiquer la fourchette de dates à inscrire, le nom de la personne et le groupe concerné. Il est aussi possible d'indiquer un commentaire.
Attention ! Le nom sert à rechercher si la personne existe dans les contacts déjà saisis. Cette recherche s'effectue uniquement sur le nom, vous ne devez pas indiquer, ni le prénom, ni la civilité (m, mme, ...).

Le tableau du haut montre tous les contacts existants dont le nom correspond à votre saisie.
Si le contact existe dans cette liste, cliquez sur le bouton choisir. Cette fonction est utile lorsque que vous reportez une réservation d'une journée à une autre car vous devez désinscrire sur la première date et inscrire sur la deuxième.

Le tableau du bas sert à renseigner un nouveau contact.

Utilisation via l'accès membre

La visualisation du planning via l'accès membre fonctionne de la même manière que dans la gestion sauf qu'il n'est possible que de s'inscrire soit même (ou de ce désinscrire).