Version 3.4 desc

Règlement général sur la protection des données (RGPD)

Le 28 mai 2018, le règlement général sur la protection des données rentre en application. Ce règlement décrit en détail quels sont les droits et les devoirs de entités qui gèrent des données personnelles.

Les clubs utilisant le GIVAV sont-ils concernés ? OUI car nous stockons les informations d'état civil de nos membres, leurs qualifications aéronautiques ainsi que leurs vols.

Historique

Le développement du GIVAV a débuté en 2004 pour le club d'Angers. En 2009, il a été proposé à d'autres associations et, pour ce faire, il a été déployé sur un serveur accessible depuis Internet.
Depuis, il n'a cessé d'évoluer afin d'offrir plus de fonctionnalités, l'objectif étant de faciliter la gestion des clubs de vol à voile.
Une des évolutions les plus marquante a été l'introduction de Smart'Glide mobile (2015), un accès au GIVAV pour les pilotes dont l'interface est optimisée pour les nouveaux moyens d'accès à Internet (Smartphones et tablettes).

Évolutions

Le GIVAV va devoir évoluer pour ce conformer à la RGPD dont vous pouvez consulter le texte intégral via ce lien.

Ces développements visent à garantir :

• le traitement loyal et transparent
• les intérêts légitimes poursuivis par les responsables du traitement dans des contextes spécifiques
• la collecte des données à caractère personnel
• la pseudonymisation des données à caractère personnel
• les informations communiquées au public et aux personnes concernées
• l'exercice des droits des personnes concernées
• les informations communiquées aux enfants et la protection dont bénéficient les enfants et la manière d'obtenir le consentement des titulaires de la responsabilité parentale à l'égard de l'enfant

Correspondant GIVAV

La mise en application de la RGPD doit inciter les clubs à désigner une personne assurant le suivi du GIVAV du club. Cette personne peut être désigné via la fiche membre (onglet fonction) ou via le menu Paramétrages => Association, onglet Résultat AG.
Dans le cas ou ce correspondant n'a pas été désigné, le GIVAV utilisera l'adresse de courriel du président puis de l'association.

Données collectées

Les bénévoles qui gèrent nos clubs sont déjà suffisamment sollicités, le GIVAV doit faire le maximum pour leur faciliter la tâche. Le principe retenu consiste à inciter les pilotes à gérer eux même leurs données personnelles depuis l'application Smart'Glide mobile.

Fiche du membre

Depuis 2016, les données du pilote (coordonnées et qualifications) sont consultables et modifiables par lui même via Smart'Glide mobile.
Malgré tout, certaines données restent accessibles uniquement par le club :

• Nom, prénom, date et lieu de naissance
• Champs libres

Les données d'identification (nom, prénom, ...) doivent pouvoir être modifiées par le pilote, le correspondant GIVAV du club doit en être prévenu (Voir gestion des doublons).
Les champs libres seront consultables et, éventuellement, modifiables par le pilote.

Droit à l'oubli

Un pilote peut à tout moment demander à ce que ses données personnelles soient effacées ou fasse l'objet d'une pseudonymisation si les données sont indispensables au club.

La demande effectuée par le pilote peut être partiellement effectuée si certaines données doivent être réglementairement conservés. Par exemple, la loi européenne demande que les formations terminées soient conservées 3 ans.

Le pseudonymisation consiste à remplacer le nom et le prénom du pilote par le numéro national GIVAV. Comme la correspondance entre ce numéro et l'état civil du pilote ne peut pas se faire avec les données conservées dans la base de données du club, la consultation des vols du planeur reste possible mais sans en connaître le pilote.

Donc, le pilote peut agir à plusieurs niveaux :

• Supprimer lui-même ses données personnelles de son club principal.
• Demander à ce qu'elles soient toutes supprimées d'un ou de tous ses clubs secondaires.
• Demander la pseudonymisation sur un club secondaire.
• Demander la pseudonymisation de son club principal (Tous les clubs secondaires le seront aussi).

Attention ! La suppression de ses données personnelles par un pilote peut entraîner des conséquences. En effet, les statuts ou le règlement intérieur du club peuvent exiger qu'un pilote tienne à jour sur Smart'Glide mobile ses qualifications quand il vole sur les planeur du club.

Tarifs

Actuellement, la distinction entre les pilotes maison, les sections et les pilotes de passage se fait via le champs Club ou section. Nous allons remplacer ceci par deux informations :

• Club principal : Club GIVAV désigné par le pilote via Smart'Glide mobile (Par défaut, le premier club dans lequel le pilote s'inscrit).
• Section tarifaire : Cette information peut être saisie dans les conditions tarifaires du pilote.

Doublons

Depuis le début, le GIVAV dispose d'un mécanisme qui permet d'inscrire un pilote en récupérant ses données s'il est déjà connu d'un club adhérent du GIVAV.
Cette procédure est malheureusement souvent mal utilisée ce qui génère des doublons.
Par exemple, un pilote qui décolle au treuil dans son club se rend à St Auban pour faire un stage pendant lequel il décolle en remorquage. Si St Auban n'utilise pas le n° national créé par son club habituel, il en obtient un nouveau, il a donc 2 carnets de vols.
Le premier carnet de vol ne contient que des treuillages, il va donc déclencher une alerte pour expérience récente insuffisante en remorquage alors que ses remorquages sont inscrits dans le deuxième carnet de vols.
C'est dommage !

Un système de recherche des doublons existait dans l'ancienne gestion des licences, il a disparu avec HEVA. Nous allons donc implémenter cette fonction dans le GIVAV, elle sera gérée par Smart'Glide mobile à l'initiative du pilote.

Modification des programmes

Menu Gestion => Membres

Membres

Liste

Important ! Comme toutes les listes paramétrables contenant des informations personnelles, la fonction Exportation affiche un message d'avertissement indiquant que les données exportées ne doivent servir qu'à une utilisation interne au club sous la responsabilité des administrateurs et qu'elles ne peuvent pas être transmises à qui que ce soit sans l'accord explicite du pilote.

Inscription

La procédure d'inscription est lancée depuis la liste des membres, elle remplace les boutons Création et Création (HEVA).
Que le pilote à inscrire soit déjà connu, connu dans un autre club adhérent au GIVAV ou connu de la FFVV, toutes les inscriptions doivent passer par cette fonction,

Page 1 : Critères de recherche
Cette page permet la saisie des critères de recherche :

• N° national GIVAV : Ce champ permet une recherche sur le nom d'un pilote connu du club.
• Identifiant fédéral FFVV : N° figurant sur la licence FFVV.
• Nom, prénom, date, lieu de naissance, n° de téléphone et adresse de courriel.

Si le n° national GIVAV saisi est trouvé dans la base du club, le programme passe à la page 3.
Si le n° national GIVAV saisi n'est pas trouvé dans la base du club mais qu'il existe dans la base nationale du GIVAV, le programme passe à la page 3.
Si le n° national GIVAV saisi n'est pas trouvé, un message d'erreur est affiché.

Si l'identifiant fédéral FFVV saisi est trouvé dans la base du club, le programme passe à la page 3. Si plusieurs pilotes ont le même identifiant fédéral FFVV, le programme écarte les doublons et prend celui dont l'activité est la plus récente.
Si l'identifiant fédéral FFVV saisi n'est pas trouvé dans la base du club mais qu'un seul pilote existe dans la base national du GIVAV, le programme passe à la page 3.
Si l'identifiant fédéral FFVV saisi n'est pas trouvé dans la base du club mais que plusieurs pilotes existent dans la base national du GIVAV, le programme passe à la page 2.
Si l'identifiant fédéral FFVV saisi est trouvé dans HEVA, le programme passe à la page 3.
Si l'identifiant fédéral FFVV saisi n'est pas trouvé, un message d'erreur est affiché.

Si moins de 4 critères sont saisis, un message d'erreur est affiché.
Le programme effectue une recherche dans la base du club (4 critères identiques). Si un pilote est trouvé, il passe à la page 3. Si plusieurs pilotes sont trouvés, il passe à la page 2.
Le programme effectue une recherche dans la base national du GIVAV (4 critères identiques). Si un pilote est trouvé, il passe à la page 3. Si plusieurs pilotes sont trouvés, il passe à la page 2.
Si le pilote n'est pas trouvé, le programme passe à la page 4.

Page 2 : Plusieurs pilotes trouvés
Un tableau affiche les pilotes trouvés, il contient :

• Le nom
• Le prénom
• La date de naissance (Si différent de la saisie, masquée pour les pilotes issus de la base nationale du GIVAV dont l'accord de récupération n'a pas été donné)
• Le lieu de naissance (Si différent de la saisie, masquée pour les pilotes issus de la base nationale du GIVAV dont l'accord de récupération n'a pas été donné)
• Le numéro de téléphone (Si différent de la saisie, masquée pour les pilotes issus de la base nationale du GIVAV dont l'accord de récupération n'a pas été donné)
• L'adresse de courriel (Si différent de la saisie, masquée pour les pilotes issus de la base nationale du GIVAV dont l'accord de récupération n'a pas été donné)
• Pour les pilotes issus de la base nationale du GIVAV
  • Le n° et le nom du club principal
  • L'accord de récupération des données a-t-il été donné ? (OUI ou NON)

Un clic sur la ligne permet de choisir le pilote et passer à la page 3.

Page 3 : Un pilote trouvé
Les informations du pilote sont affichées.
La date, le lieu de naissance, le téléphone et l'adresse de courriel sont masqués si le pilote est issus de la base nationale du GIVAV et que l'accord de récupération n'a pas été donné.
Dans ce cas, une phrase explique à l'utilisateur que le pilote doit se rendre sur Smart'Glide mobile afin d'autoriser le club à récupérer ses données. Un bouton Rafraîchir permet de contrôler si cette opération a été effectuée.
Le bouton Inscrire permet de passer à la page 4. Pour un pilote est issus de la base nationale du GIVAV, il n'est actif que si l'accord de récupération a été donné.

Page 4 : Création à partir de zéro
Les informations saisies sont affichées, elle peuvent être complétées par :

• L'adresse postale
• Un deuxième n° de téléphone
• Pour les pilotes mineurs :
  • Le numéro de téléphone des parents
  • L'adresse de courriel de parents

Page 5 : Licence / assurance FFVV
Cette page permet de récupérer les informations de la licence / assurance FFVV ce qui ne peut se faire que si l'identifiant fédéral FFVV est connu.
Dans le cas contraire, ce numéro peut être saisi, un bouton Rafraîchir permet de rechercher les informations dans HEVA.
Si les informations ont pu être récupérées et que la licence a été prise par le club, une case à cocher (cochée par défaut) propose de comptabiliser cette licence.

Le bouton Suivant déclenche l'inscription du pilote :

• Création éventuelle du pilote avec ou non récupération des données dans le club principal.
• Le pilote devient actif
• La licence / assurance FFVV est éventuellement comptabilisée

Page 6 et 7 : Lots d'inscription
Si aucun lot n'a été paramétré, le programme passe à la page 8.
La liste des lots correspondant à la tranche d'age est affichée, une seule ligne peut être cochée.
Un bouton Suivant valide la page. Si un lot a été coché et qu'il contient des compléments, le programme passe à la page 7, sinon, il passe à la 8.

La page 7 propose la liste des compléments qui peuvent alors être choisis.

Page 8 : Participations aux frais
Cette page affiche la liste des participations aux frais pouvant être utilisées lors de la procédure d'inscription.
Certaines lignes sont éventuellement pré-cochées sauf si le compte du pilote contient déjà des participations (PARTF) pour l'année.

Le bouton Terminé clôture l'inscription, la fiche du pilote est affichée.

Onglet Information

Etat civil
La notion de Club ou section disparaît au profit du Club principal géré par le pilote.
Le bouton Nom/prénom disparaît
Le bouton Modifier n'apparaît que pour le club principal, toutes les informations sauf le n° national sont modifiables. Les modifications effectuées sont indiquées par courriel au pilote.

Adresse postale
Le bouton Modifier n'apparaît que pour le club principal, toutes les informations sont modifiables. Les modifications effectuées sont indiquées par courriel au pilote.

Photo
Le bouton Mot de passe membre est supprimé. Le premier mot de passe est envoyé au pilote à la suite de la procédure d'inscription. Il peut ensuite demander un nouveau mot de passe via Smart'Glide mobile.
Les boutons Badge et Fiche bar sont remplacés par un bouton Documents qui permet d'imprimer certaines informations du pilote sur des modèles PDF.

Téléphone et courriel
Le bouton Modifier n'apparaît que pour le club principal, toutes les informations sont modifiables. Les modifications effectuées sont indiquées par courriel au pilote.

Deux informations particulières pour les pilotes mineurs :

• Le numéro de téléphone des parents à la place du téléphone professionnel
• L'adresse de courriel de parents à la place du courriel professionnel

Ces informations sont effacées dés que le pilote devient majeur.

Onglet Compte

Le bouton de modification du tarif donne accès à l'historique des tarifs applicables au pilote. Lors de l'ajout ou la modification du tarif du pilote, il est possible d'indiquer la section tarifaire de celui-ci.
Par exemple, si le club accueille une section ANEG, c'est ici qu'il faudra l'indiquer.

Menu Paramétrages => Tarifs

Participations

Cet onglet remplace Cotis. et Frais, il permet de gérer le prix des prestations Hors vols, il est paramétrable pour une date données (ex : prix au 01/01/2017 et au 01/01/2018) de sorte que le club puisse préparer ses tarifs à l'avance.

Le tableau propose les informations suivantes :

• Nom
• Cette ligne doit-elle apparaître dans la procédure d'inscription ?
• Si OUI, est-elle pré-cochée ?
• La facturation permet-elle de devenir membre du club ?
• Un nom de groupe (éventuellement). Lors de l'inscription, un seul élément d'un groupe peut être coché (toutes les lignes d'un groupe doivent se suivre).
• Conditions pour tous les membres ou uniquement les plus de 25 ans
  • Prix
  • Compte de vente (si différent de celui du type de pièce comptable PARTF)
  • Chapitre budgétaire (si différent de celui du type de pièce comptable PARTF)
• Conditions pour les membres de moins de 25 ans (si différentes des plus de 25 ans)
  • Prix
  • Compte de vente (si différent de celui du type de pièce comptable PARTF)
  • Chapitre budgétaire (si différent de celui du type de pièce comptable PARTF)

Des boutons permettent d'ajouter, de modifier et de supprimer une participation, d'autres boutons servent à les mettre dans l'ordre voulu pour l'affichage.

Pages d'inscription

Cet onglet est supprimé.

Lots d'inscription

Ce programme va être entièrement réécrit, mais ses fonctionnalités restent les mêmes.

Menu Paramétrages => Association

RGPD

Ce nouvel onglet regroupe tous les paramétrages du club concernant la RGPD.

Fonctions
Le club indique la liste des fonctions qu'il accepte que le GIVAV remonte (Par défaut : Président, trésorier, secrétaire et correspondant GIVAV).

Documents 

Ce programme va être entièrement ré-écrit, il va permettre se stocker des modèles PDF et leur paramétrage. Par exemple, un document d'inscription pourra être imprimé en ajoutant les informations issu du pilote (Nom, page et position du la page).

Smart'Glide mobile

Connexion

Le bouton Aide subsiste mais il ne permet plus de demander un nouveau mot de passe.
Un nouveau lien Mot de passe oublié permet d'envoyer un nouveau mot de passe après saisie de la date de naissance.

Certains pilotes existent plusieurs fois dans le GIVAV, ils ont des doublons. De fait, une adresse de courriel peut correspondre à plusieurs numéros nationaux. La procédure de connexion propose alors une liste comportant :

• Le numéro national
• Le club

Le pilote peut alors choisir le compte auquel il veut se connecter.
Attention ! Cette situation n'est pas normal, il est souhaitable que le pilote supprime ses comptes en double.

Données

Les données à jour et complètes sont stockées dans le club principal, la modification ne peut s'effectuer que lorsque le pilote est connecté à sont club principal.

Mes coordonnées

Toutes les informations sont modifiables sauf le n° national GIVAV (voir doublons), le correspondant GIVAV du club principal est informé des modifications.

Préférences

Mes clubs

Cette page va être entièrement revue, elle est décomposée en trois parties accessibles via le menu du bas.

Liste des clubs
La liste des clubs dans lesquels le pilote (n° national) est connu est constituée automatiquement, la mention Actif signale l'état du pilote dans le club concerné.
Un clic sur le nom du club permet au pilote de se connecter sur les données de celui-ci.
C'est par cette page que le pilote peut désigner son club principal. S'il ne le fait pas et qu'il est actif dans plusieurs clubs, le GIVAV considère comme club principal, le club où il a pris sa licence FFVV.

Doublons
Le programme se base sur les données suivantes :

• Nom
• Prénom
• Date de naissance
• Lieu de naissance
• N° de téléphone
• Adresse de courriel

Un compte apparaît dans la liste quand au moins 4 des données ci-dessus sont identiques aux données du compte de actif.
Le bouton Connexion d'une ligne permet au pilote de ce connecter à ce compte. Il doit le faire avant de lancer la fusion afin de faire en sorte que les 6 critères soit identiques.
Le bouton Fusion d'une ligne apparaît quand les 6 critères sont identiques, il provoque la fusion des données du compte désigné avec le compte actif.

La fusion se lance après que le pilote se soit authentifié avec le bon mot de passe sur le compte à fusionner, toutes les données (vols, écritures comptables, ...) se retrouvent alors sur le compte de destination. Les modifications sont effectuées dans tous les clubs qui disposent du compte à fusionner.

Attention ! Il est possible que le pilote soit inscrit dans un club qui n'apparaît pas dans la liste des doublons. C'est possible si moins de 4 critères sont identiques à ceux du compte actif. Pour résoudre ce cas, il doit prendre contact avec le club afin de faire corriger ces critères.

Clubs autorisés à récupérer mes information
Cette page permet au pilote de désigner le ou les clubs qu'il autorise à récupérer ses informations personnelles depuis son club principal.

RGPD

Cette entrée du menu est nouvelle, elle regroupe tous les souhaits du pilote quand à la gestion de ces données personnelles par le GIVAV.
Les questions sont simples, la réponses est OUI ou NON. Il n'y a pas de valeur par défaut, le pilote doit se prononcer. S'il ne le fait pas, le programme réagit comme si la réponse était NON.
Un message d'avertissement, affiché à chaque connexion à Smart'Glide mobile, signale au pilote qu'une ou plusieurs questions attendent une réponse de sa part.

Le pilote peut demander à ce que son paramétrage RGPD soit commun à tous les clubs dans lesquels il est inscrit, il peut aussi paramétrer distinctement chaque club.

Carnet de vols

Le pilote peut indiquer s'il souhaite que le GIVAV stocke son carnet de vols. S'il répond OUI et que des vols existent dans la base d'un club, il peut demander qu'ils soient intégrés à son carnet de vols.

Administration du GIVAV

La base d'administration du GIVAV contient des données personnelles (pilotes, carnets de vols), elle doit être revue afin de ne conserver que le nécessaire.

Pilotes

Nous allons limiter les données stockées aux informations servant au traitement des doublons :

• n° national GIVAV
• Nom
• Prénom
• Date de naissance
• Lieu de naissance
• N° de téléphone
• Adresse de courriel
• Identifiant fédéral FFVV (S'il est connu)
• Liste des clubs dans lesquels le n° national est connu

Ces données ne sont utilisées que par les programmes, les administrateurs ne peuvent pas les consulter.

Carnet de vols

Le carnet de vol, lié à un n° national, sert au déclenchement des alertes pour les différentes qualifications du pilote (SPL, PPL, ...).
Le pilote peut indiquer via le paramétrage RDPG de Smart'Glide mobile qu'il ne souhaite pas que son carnet de vols soit stocké dans le GIVAV. Dans ce cas, ces données sont effacées.

Fonctions

Afin de pouvoir communiquer avec les responsables des clubs adhérents, le GIVAV va remonter les pilotes inscrits pour les fonctions :

• Membres du bureau (Président, trésorier, ...)
• Correspondant GIVAV

Ces informations sont issues de la gestion des fonctions des clubs, le GIVAV ne conserve que le titulaire actuel de la fonction.
Le club peut demander que ces fonctions ne soient pas stockées par le GIVAV.