Administration Association Association

Onglet Association

Cet onglet regroupe les paramètres généraux de l'association. Il comporte :

• Le bandeau
  • La saison en cours (mise en évidence si elle est en décalage avec la date du jour)
  • Le numéro de version, un clic vous envoie vers le WIKI (liste des modifications de la version)
  • Le bouton Documentation, un clic vous ouvre le WIKI (page d'accueil)
  • Le bouton Forum, un clic cous ouvre le forum
  • Le bouton Champs libres du pilote (voir plus bas)
  • Le bouton de téléchargement de la sauvegarde de votre base de données
• Le cadre Association
  • Le numéro national
  • Mot de passe HEVA (masqué)
  • Le nom abrégé
  • Le nom complet
  • L'adresse postale
• Le cadre Téléphone et courriel
  • Le numéro de téléphone fixe
  • Le numéro de téléphone mobile
  • L'adresse de courriel du club
  • L'adresse de courriel du trésorier
  • Le site Internet du club
• Le cadre Paramètres RGPD
  • Durée en mois avant effacement d'un pilote (pseudonymisation)
  • Durée en mois avant effacement des vols
  • Durée en mois avant effacement de l'historique des tarifs d'un pilote
  • Durée en mois avant effacement de l'historique des fonctions terminées d'un pilote
  • Durée en mois avant effacement des formations terminées d'un pilote
  • Durée en mois avant effacement des stages terminées d'un pilote
  • Durée en mois avant effacement des inscriptions au planning passées d'un pilote
  • Durée en mois avant effacement des VI Internet réalisés
  • Durée en mois avant effacement des dons aux œuvres passées d'un pilote
  • Le club a-t-il validé ses paramètres de conservation des données personnelles ?
• Le cadre Paramètres divers
  • La date de la dernière sauvegarde.
  • Code OACI de l'aérodrome d'activité
  • Le nom de l'aérodrome d'activité
  • Doit-on charger la planche depuis OGN automatiquement ?
  • Les données OGN doivent-elles être chargées à partir de KTrax, FlightLog ou directement depuis les données d'OGN ?
  • La planche FLARM doit-elle créer automatiquement les vols terminés ?
  • Le nom du fichier PDF servant de modèle à la facture
  • Le nom du fichier PDF servant de modèle au relevé de compte
  • Le choix de participer ou non à la coupe GOMY
  • Le choix d'envoi des alertes du module Formation
  • Le montant minimum de débit pour apparaître sur le tableau de bord
  • Le nombre de jours pendant lesquels la planche est modifiable depuis Smart'Glide mobile
• Le cadre Paramètres PAYBOX
  • Paramétrage du paiement par carte bancaire sur Internet (voir plus bas)
• Le cadre Paramètres des courriels
  • Ces paramètres se substituent à ceux des préférences de l'utilisateur s'il ne les a pas renseignés
• Le cadre Paramètres des SMS
  • Le compte chez OCTOPUSH
  • Le nombre de SMS PREMIUM restants
  • Le nom d'expéditeur par défaut
• Le cadre Paramètres d'exportation
  • Le type de format d'exportation par défaut
  • Le choix d'exporter ou non les entêtes de colonnes
  • Ces paramètres se substituent à ceux des préférences de l'utilisateur s'il ne les a pas renseignés

Pour les deux fichiers PDF (facture et relevé), le bouton modifier sert à importer un nouveau modèle, le bouton Tester permet d'imprimer un document servant à mettre au point le cadrage.

Les modèles de bases peuvent être téléchargés ci-dessous :

• Modèle de facture (ODT)
• Modèle de relevé de compte (ODT)

Pour modifier ces fichiers vous devez disposer du logiciel gratuit Libre Office. Avec lui vous pouvez modifier le modèle en veillant à ne pas déplacer les cadres. La fonction enregistrement en PDF permet de générer le fichier à importer.

Pensez à survoler les boutons et les entêtes de colonnes avec le pointeur de votre souris car ces endroits disposent souvent d'informations complémentaires sous forme d'info-bulle.

Champs libres pilote

Les informations gérées via le bouton Champs libres du pilote permettent de paramétrer des champs de saisi libres (100 maxi) qui pourront être renseignés dans la fiche des pilotes et consultées dans la liste.

Elles se divisent en 3 onglets :

• Le paramétrage des onglets de la fiche pilote (maxi 9)
• Le paramétrage des cadres dans ces onglets
• Le paramétrage des champs libres pour les affecter à un cadre

Comme le montre l'image ci-dessus, il est possible d'ajouter 9 onglets à la fiche du pilote. Pour ceci, il suffit de les activer.


L'onglet Cadres permet de créer des cadres dans lesquels les champs seront insérés. Un cadre est défini par un nom et un ordre d'affichage dans l'onglet. Comme le montre l'exemple ci-dessus, un cadre peut être affecté par erreur à un onglet inactif, la mention Onglet inactif ! apparaît alors dans la liste.


L'onglet Champs affiches l'ensemble des possibilités offertes :

• 20 booléens (OUI ou NON)
• 20 dates
• 20 entiers
• 20 nombre (2 décimales)
• 20 textes

Pour chaque champ, vous devez définir :

• Le nom du cadre dans lequel apparaît le champ
• Le numéro d'ordre du champ dans le cadre
• Le nom du champ apparaissant dans le cadre et en entête de la colonne sur la liste des pilotes
• Le libellé expliquant le contenu du champ apparaissant en info-bulle dans le cadre et en entête de la colonne sur la liste des pilotes
• Une liste de valeurs possibles séparées par des virgules. Attention ! Le séparateur de décimales est le point

Le choix Effacer les données ? permet d'effacer toutes les données contenues dans le champ désigné de la fiche pilote. Attention ! Cette opération est irréversible.

L'image ci-dessus montre le résultat de notre paramétrage dans la fiche du pilote.

Les champs libres peuvent aussi être affichés dans la liste des pilotes. Attention ! Pour qu'un champ nouvellement paramétré apparaisse dans une liste, il faut créer une nouvelle liste.

Champs libres aéronef

Ce sont les champs libres utilisables pour les aéronefs, ils fonctionnent suivant le modèle de ceux du pilote (voir ci-dessus).

Paramètres PAYBOX

Si votre club s'est abonné à l'option de paiement par CB sur Internet, le cadre ci-dessus apparaît.
Les trois premiers paramètres se trouve dans le courriel "Paramètres du compte Paybox pour ..." envoyé par PAYBOX, la clé secrète doit être générée via le BACK OFFICE de PAYBOX.
Les taux de frais bancaires prélevés par votre banque sont définis dans votre contrat VAD, les zones France et Europe doivent être vérifiées.
Le type de pièces utilisé par la comptabilisation est le règlement reçu d'un membre par carte bancaire, il permet la comptabilisation automatique des frais bancaires, il est impératif d'utiliser la forme à 4 lignes.
L'autre type de pièce permet de regrouper par jour les écritures de CB comme le fait votre banque. Ceci permet de rapprocher bien plus facilement votre compte de banque.
Le paramètre "Paiement en 3 fois ?" permet d'activer la fonction de paiement en plusieurs fois (immédiatement + 3 échéances). Attention ! Cette fonction doit être activée au préalable auprès de votre banque et de PAYBOX.