Membres

Liste des membres

La liste des membres s'appuie sur la nouvelle gestion des listes paramétrables ajoutée dans la version 3.

Pensez à survoler les boutons et les entêtes de colonnes avec le pointeur de votre souris car ces endroits disposent souvent d'informations complémentaires sous forme d'info-bulle.

Trouver un membre

Ce bouton permet de rechercher un membre à partir de son nom ou de son n° national GIVAV. Cette fonction est très pratique pour afficher un membre qui n'apparaît pas dans la liste en cours.

Création d'un membre (hors HEVA)

Le création depuis le n° national GIVAV est de loin la méthode la plus simple, ce numéro est connu du pilote qui peut éventuellement le retrouver sur Smart'Glide mobile.
Attention ! Depuis novembre 2016, le n° national GIVAV est distinct de l'identifiant fédéral FFVV. Si votre pilote de planeur n'est pas connu de vous ou d'un autre club utilisant le GIVAV, il est préférable de le créer en premier dans HEVA.

Vous pouvez aussi faire saisir le nom, le prénom et la date et le lieu de naissance.

Si le pilote existe, sa fiche membre s'ouvre alors.

Création d'un membre depuis HEVA

Attention ! Pour que cette fonction puisse être utilisée, vous devez avoir configuré votre accès à HEVA.
Les 3 informations suivantes sont obligatoires :

• L'identifiant fédéral FFVV : il apparaît sur la licence / assurance du pilote et peut être consulté dans HEVA.
• Le nom
• Le prénom

Le nom et le prénom servent à vérifier que l'identifiant saisi corresponde bien au pilote à créer.
Attention ! HEVA autorise la récupération des informations des licenciés de votre club UNIQUEMENT. Si le pilote a pris sa licence dans un autre club, vous devez le créer via le bouton Création, les informations de la licence pouvant être saisies dans l'onglet Licences.

Gestion d'un membre

La gestion d'un membre présente plusieurs onglets, la fenêtre peut être redimensionnée à loisir, sa hauteur et largeur sont enregistrées, elles resserviront lors de la prochaine consultation.

Pensez à survoler les boutons et les entêtes de colonnes avec le pointeur de votre souris car ces endroits disposent souvent d'informations complémentaires sous forme d'info-bulle.

Droits d'accès

En fonction des rôles affectées à l'utilisateur, il aura le droit d'accéder aux onglets et de modifier ou non des données dans la gestion des membres.
Dans l'exemple ci-dessus, tous les utilisateurs qui possèdent à ce rôle ont le droit de consulter les données du membre mais pas de les modifier. De plus, ils sont limités aux onglets Info, Qualifications et Formations.

Alertes

Le lien Alerte permet de visionner le détail de celle-ci. Les alertes actives sont mise en évidence, elles peuvent être neutralisées jusqu'à une date donnée après quoi elles seront actives à nouveau.
La neutralisation d'une alerte peut être effectuée par le pilote via le GIVAV mobile.

Les alertes gérées sont :

• Visite médicale (planeur et avion)
• Planeur :
  • 5 heures, 15 vols dont 2 avec instructeur dans les 24 mois (si SPL ou LAPL (S))

Onglet Informations

Cet onglet comportent toutes les informations d'identification du membre. Il est possible de les modifier, les informations suivantes sont transmises à la FFVV afin de tenir à jour le fichier des licenciés :

• Identification et état civil
• Adresse postale
• Téléphone et courriel

La photo peut être modifiée par importation d'une image au format JPEG. La photo peut aussi être modifiée via le GIVAV mobile.
Le cadre Photo contient aussi deux boutons :

• Badge : Il permet d'imprimer une feuille à partir du modèle de document BADGE.
• Fiche Bar : Il permet d'imprimer une feuille à partir du modèle de document FICHE BAR.
• Mot de passe membre : Ce bouton permet de modifier le mot de passe national unique utilisé par l’accès membres et le GIVAV mobile.

Bouton Fusion des doublons

Ce bouton apparaît quand il existe un ou plusieurs comptes pilotes ayant le même numéro national que le pilote en cours. Il permet de fusionner toutes les informations du pilote dans un seul compte.

Alertes

Ce tableau affiche toutes les alertes générées par le suivi de la licence de pilote de planeur et de ses qualifications.

Feu tricolore

La couleur du feu représente la situation du membre. Cette notion est propre à chaque club qui lui donne la signification qu'il veut.
Par exemple, un club peut décider que les membres en rouge ne peuvent pas se réinscrire sans l'intervention d'un administrateur. Pour ceci, l'administrateur doit disposer des droits de modification sur la ressource Application => Givav => AdmMembre => FeuRouge. L'utilisateur qui n'a pas ce droit ne pourra pas modifier quoique ce soit dans l'onglet Compta de ce membre.

Onglet Compte

Cet onglet affiche toutes les écritures comptables du pilote pour l'année en cours. Les boutons << et >> permettent de se déplacer dans les différentes années.
Les écritures comptables peuvent être issues :

• d'un vol, le lien de la date permet d'accéder à la modification de celui-ci.
• d'une prestation au tarif, le lien permet de la modifier
• d'un forfait, le lien débouche sur la modification de celui-ci
• d'un règlement ou d'une prestation hors tarif, le lien permet de modifier l'écriture comptable.

Bouton CB

Ce bouton n'apparaît que pour le club qui ont souscrit l'option Paiement par carte bancaire sur Internet.


Le montant doit être saisi, le nom du porteur de la carte et l'adresse de courriel servant à l'envoi du compte-rendu CB peuvent être modifiés.


L'opération peut encore être arrêtée avant que s'affiche la page de PAYBOX qui permet de saisir les données de la carte bancaire.

Bouton Règlement

La liste affichée comporte toutes les types de pièces comptable appartenant au type Finances (membres). Elle utilise la saisie des pièces comptables.

Bouton Prestation hors tarif

La liste affichée comporte toutes les types de pièces comptable appartenant au type Ventes. Elle utilise la saisie des pièces comptables.

Bouton Prestation au tarif

La fenêtre affichée permet de facturer les cotisations, les participations aux frais et les forfaits. L'écran de saisi dépendent du type de prestation à facturer.

Bouton Type de tarif (Pas de tarif)

Le libellé de ce bouton peut prendre comme valeur Pas de tarif si aucun tarif n'est affecté au membre, sinon, il contient le nom du tarif en cours de validité.
L'affectation d'un tarif s'entend à une date donnée. Dans l'exemple ce-dessus, le membre a bénéficié du tarif Junior jusqu'à ce que le tarif Sénior lui soit appliqué le 1er janvier 2011.
La case à cocher Participation indique que la participation au frais journalière définie dans le tarif sera facturée au membre à raison d'une participation par jour.

Attention ! Le calcul du prix des vols d'un membre dont le tarif n'est pas affecté provoque une erreur signalée par courriel. Une autre erreur consiste à affecter un tarif à une date postérieure à la date du vol.

Bouton Inscription

Ce bouton propose les outils d'aide à l'inscription d'un membre.

En premier, il affiche les lots d'inscriptions.
Attention ! Cette liste n'est pas affichée si le membre a déjà été facturé d'une cotisation, d'une participation ou d'un forfait.


Ensuite, il affiche les pages d'inscriptions, les prestations déjà facturées sont cochées automatiquement. Pour un nouvel inscrit, la cotisation annuelle est cochée par défaut.

Bouton Facture

Le GIVAV ne propose pas réellement une facturation, les factures sont extrapolées des écritures comptables et de leur lettrage. Lors de la saisie d'un règlement, le programme lettre ensemble toutes les écritures non lettrées à condition que le compte soit soldé.
C'est le cas classique d'un pilote de passage (stage ou concours) qui vient régler ce qu'il doit. Vous avez alors deux possibilités :

• Imprimer sa facture avant de saisir le règlement en cliquant sur le bouton Facture.
• Saisir le règlement, les écritures apparaissent alors lettrées, l'impression de la facture est obtenue en cliquant sur le code de lettrage d'une des lignes.

Le modèle de factures est modifiable dans le paramétrage de l'association.

Bouton Relevé

Le relevé reprend toutes les écritures de la période désirée en calculant le solde du compte au début de la période.
Le modèle de relevés est modifiable dans le paramétrage de l'association.

Onglet Vols

Cet onglet affiche la liste des vols effectués par le membre pour l'année et la catégorie d'aéronef sélectionnées. Les boutons << et >> permettent de se déplacer dans les différentes années.
Les remorquages apparaissent dans la catégorie correspondant à l'appareil (Avion, ULM ou TMG). Un lien sur la date permet de modifier le vol.

Onglet Justificatif

Cet onglet affiche le détail du calcul des prix des vols. Il permet de vérifier la saisie des vols et le paramétrage des tarifs. Le niveau de détail normale propose les informations ci-dessus, elle permet de résoudre un cas simple.


Le niveau de détail Debug est beaucoup plus détaillé et permet de solutionner les cas plus compliqués.

Onglet Forfaits

Cet onglet affiche tous les forfaits pris par le membre. Le détail des prestations est affiché, heures ou nombre pour la cellule, le moteur, les remorqués, les treuillées ou le simulateur. Entre parenthèses, apparaissent les heures ou nombres consommés.
Le bouton Nouveau forfait permet d'ajouter un forfait au membre. Un lien sur la date permet de modifier le forfait.


Nous retrouvons ici les informations du modèle de forfait. En complément, vous pouvez indiquer :

• La date de comptabilisation du forfait
• La date de début validité (incluse). Les vols plus anciens ne pourrons pas être déduits.
• La date de fin de validité (incluse). Les vols plus récents ne pourrons pas être déduits.

Vous pouvez créer plusieurs forfaits pour un même membre, ils seront consommés dans l'ordre de la date de début. La période de validité peut aussi s'étendre sur deux ans, un nouveau forfait sera créé par la clôture des vols, il reprendra les valeurs non consommées.
Attention! Ne pas créer deux forfaits automatiques avec des périodes qui se chevauchent, le calcul des heures ou des treuillées gagnées serait faussé.
En mode Modification, le programme affiche les quantités déjà consommées.


Dans le cas particulier des forfaits automatiques, le temps ou le nombre (ici nombre de treuillées) gagné apparaît, il ne sert à rien de le modifier manuellement car il sera recalculé lors de la validation de votre modification.

Onglet Fonctions

Cet onglet affiche l'historique des fonctions assurées par un membre.
Le bouton Nouvelle fonction permet d'ajouter une fonction au membre. Un lien sur la date permet de modifier une fonction.
Les fonctions de type FFVV sont communes à tous les clubs, d'autres fonctions peuvent être gérées par l'association à sa convenance.
De préférence, la gestion des fonctions de type FFVV s'effectue via la saisie du résultat d'une AG.

Onglet Planeur

Cet onglet comporte permet de suivre toute l'activité planeur du pilote, il est particulièrement adapté à la licence de pilote de planeur européenne. Les données du cadre Licence de pilote de planeur sont utilisées pour déclencher les alertes de sorte que le pilote et le club ne puissent pas être surpris.

Licence / assurance FFVV

Le lien avec la FFVV s'effectue via l'identifiant fédéral que vous pouvez trouver sur le licence / assurance ou dans HEVA.
Jusqu'en 2016, cet identifiant était identique au numéro national GIVAV. A partir de 2017, ces deux numéros évoluent distinctement. Nous avons été obligé de distingué ces deux numéro car HEVA n'a pas repris tous les licenciés connus par le GIVAV. Ainsi, un pilote qui n'a pas pris de licence depuis 2013 n'est plus dans HEVA, il doit être recréé, il a donc un nouvel identifiant fédéral.
De plus, le GIVAV peut aussi traiter les pilotes avion ou ULM qui ne disposent pas d'identifiant fédéral FFVV mais dispose d'un numéro national GIVAV.

Le cadre FFVV dispose de 3 boutons :

• Identifiant fédéral : Permet de saisir, éventuellement de modifier l'identifiant fédéral d'un membre.
• Mise à jour depuis HEVA : Récupère les informations dans HEVA depuis l'identifiant fédéral, met à jour la fiche du pilote et comptabilise la licence.
• Mise à jour manuelle : Comme HEVA ne nous permet pas de récupérer les informations d'une licence prise par un autre club, ce bouton donne accès à la saisie libre des informations de la licence / assurance.

Activité

Le lien Activité permet de visionner l'activité du pilote depuis le début, dans les 24 derniers mois et dans les 12 derniers mois.

Il comporte aussi le cumul des heures pour chaque type d'aéronef.

Carnet de vols

Le lien Carnet de vols permet de visionner le carnet de vols du pilote.

Cumuls

Le lien Cumuls permet de visionner les minimas ainsi que les chiffres sur 24 mois (déclenchement de l'alerte) et de 23 mois (déclenchement de la pré-alerte).

Historique

Le lien Historique permet de visionner l'historique des contrôles de compétences saisis via le GIVAV mobile.

Visite médicale

Le bouton Visite médicale permet d'enregistrer l'image et la date de la dernière visite médicale du pilote. Celui-ci peut éventuellement effectuer cette opération depuis le GIVAV mobile.
Le lien Visite médicale permet de visionner l'image du document.

Autorisation parentale

Le bouton Autorisation parentale permet d'enregistrer l'image de ce document.
Le lien Autorisation parentale permet de visionner l'image du document.

Onglet Formation

Cet onglet affiche toutes les formations qu'un pilote a effectuées au club dans la limite du délai de conservation. Les formations terminées depuis plus de 3 ans sont automatiquement épurées.
La liste déroulante Formations disponibles propose toutes les formations que le pilote peut suivre en tenant compte des éléments de l'onglet Qualifications.
Le nom de la formation est un lien qui donne accès au détail de celle-ci.
L'ajout ou la modification d'une formation ne peuvent être effectuées que par le responsable pédagogique ou son adjoint.

Licence de pilote de planeur

Comme toutes les formations, la licence de pilote de planeur comporte 4 parties :

• Informations générales
  • Règles : Affichage facultatif d'un PDF expliquant les règles régissant la formation
  • Imprimer : Impression en PDF du dossier de formation
  • Modifier : Modification des informations générales et saisie des cumuls d'activité
  • Déclaration : Envoi par courriel à la DSAC/IR de la déclaration de début de formation
  • Abandonner : Abandonner une formation débutée
  • Reprendre : Reprendre une formation abandonnée
• Progression
  • Fiche : Détail de la fiche de progression
  • Fiche simulateur (si elle existe et si le club dispose d'un simulateur)
  • Examen théorique : Suivi des tentatives
  • Examen pratique : Suivi des tentatives
  • Demande de licence
• Activité
• Séances de formation

Informations générales

La modification des informations générales permet de définir les options de la formation ainsi que les cumuls d'activité si la formation a débuté dans un autre club.

Progression

La consultation de la fiche de progression montre l'état d'avancement de la formation.
Chaque chapitre peut prendre trois états :

• Rond blanc : aucun item n'a été traité
• Rond orange : au moins un item a été traité
• Rond vert : tous les items ont été traités et acquis

Chaque item peut prendre 4 états :

• carré vide : item non traité
• Barre oblique : item démontré
• Barre oblique + trait vers le bas : item restitué
• Croix : item acquis

L'épreuve théorique

Le bouton Examen réussi hors du GIVAV permet la saisie de l'évenement et l'enregistrement de l'image du compte-rendu.


Lorsqu'un examen théorique a été passé via le GIVAV mobile, la liste des tentatives est consultable.

L'épreuve pratique

La page ci-dessus permet de suivre à tout moment l'avancement de la formation. Entre autre, le responsable pédagogique est informé que les minimas ne sont pas atteints pour présenter l'élève à l'épreuve pratique.


Même si les minimas ne sont pas atteints, le RP peut effectuer la demande d'examen après de la DGAC. Lorsque l'élève et son instructeur responsable l'auront signée, la demande sera transmise par courriel.
Vous pourrez valider cette demande lorsque vous aurez reçu la réponse de la DSAC/IR auquel le club est rattaché.


Lorsque la DSAC/IR a accepté la demande d'examen, le RP est informé par courriel, l'examen peut avoir lieu.


La saisie du résultat de l'examen doit être effectuée en joignant une image du compte-rendu.

Demande de licence

La redevance pour l'établissement initial de le licence de pilote de planeur doit être réglée sur le site de la DGAC, un fichier PDF est fourni comme preuve du règlement.
Si deux modes de mise en l'air sont utilisés pendant la formation, le pilote doit choisir lequel sera validé avec la licence. L'autre devra faire l'objet d'une demande à part.

Vous pourrez valider cette demande quand la DGAC vous aura fait parvenir la licence, la formation est considérée comme terminée La page Qualifications est alors mise à jour, la formation n'est plus modifiable, elle disparaît de la liste des élèves des instructeurs.

Séances

Un clic que la date de séance donne accès au détail de celle-ci.

Autres modes de lancement

L'onglet Qualifications montre les différents modes de lancement pour lesquels le pilote est qualifié. Dans cette exemple, il n'est qualifié au treuil bien que le club le propose.


En fonction du paramétrage, l'onglet Formations propose la formation au lancement au treuil.


Lorsque les minimas ont été atteints, que la fiche de progression a été retirement remplie, le bouton Modification de licence permet de demander à la DGAC d'ajouter ce mode de lancement à la licence du pilote.
Vous pourrez valider cette demande quand la DGAC vous aura fait parvenir la licence, la formation est considérée comme terminée La page Qualifications est alors mise à jour, la formation n'est plus modifiable, elle disparaît de la liste des élèves des instructeurs.

Opérations commerciales

En fonction du paramétrage, l'onglet Formations propose la formation aux opération commerciales (VI).


Cette qualification permet l'emporter des passagers payants, elle consiste en un contrôle des compétences. Lorsque qu'il a été effectué, le bouton Modification de licence permet de demander à la DGAC d'ajouter cette qualification à la licence du pilote.
Vous pourrez valider cette demande quand la DGAC vous aura fait parvenir la licence, la formation est considérée comme terminée La page Qualifications est alors mise à jour (date de qualification + date du dernier contrôle des compétences), la formation n'est plus modifiable, elle disparaît de la liste des élèves des instructeurs.

Vol sur la campagne

En fonction du paramétrage, l'onglet Formations propose la formation au vol sur la campagne.


Lorsque les minimas ont été atteints et que la fiche de progression est complète, le bouton Modification de licence permet de demander à la DGAC de supprimer la restriction campagne à la licence du pilote.
Vous pourrez valider cette demande quand la DGAC vous aura fait parvenir la licence, la formation est considérée comme terminée La page Qualifications est alors mise à jour (option restreinte à NON), la formation n'est plus modifiable, elle disparaît de la liste des élèves des instructeurs.

TMG

En fonction du paramétrage, l'onglet Formations propose la formation au moto-planeur (TMG).


Lorsque les minimas ont été atteints et que la fiche de progression est complète, le bouton Modification de licence permet de demander à la DGAC d'ajouter cette qualification à la licence du pilote.
Vous pourrez valider cette demande quand la DGAC vous aura fait parvenir la licence, la formation est considérée comme terminée La page Qualifications est alors mise à jour, la formation n'est plus modifiable, elle disparaît de la liste des élèves des instructeurs.

Perte d'expérience récente

Pour les pilotes titulaires de la licence de pilote de planeur, l'onglet Formations propose la formation Perte d'expérience récente.
Cette formation permet au pilote de réaliser l'activité nécessaire à obtenir les minimas demandés par la réglementation.Les valeurs à réaliser sont calculées automatiquement à la création de la formation.


Dans cet exemple, le pilote avait réalisé un vol d'instruction de 38 minutes au treuil dans les 24 derniers mois, le programme a calculé le complément pour obtenir les minimas réglementaires en tenant compte des qualifications de la personne.
En fonction des cas, les minimas d'activité peuvent être modifiés manuellement.


Lorsque les minimas ont été atteints et que la fiche de progression est complète, le bouton Terminer permet de clôture la formation.
A noter, les heures de vol et le nombre de vols auraient pu être remplacées par un contrôle des compétences réalisé par un examinateur (FE). Par contre, le nombre de décollages doit être effectué via ce type de formation.
Quoiqu'il en soit, le calcul des alertes effectué chaque nuit confirmera que la pilote possède bien les minimas pour bénéficier à nouveau des privilèges de sa licence de pilote de planeur.

Onglet Documents

Cet onglet permet de créer des chemises contenant du texte et/ou des documents (fichiers joints).
Vous pouvez ainsi stocker toutes les informations concernant vos membres qui ne sont pas prévues par les autres onglets.

Onglet Contact

Cet onglet permet d'enregistrer les coordonnées du contact du membre.

Onglets Libres

Dans l'exemple ci-dessus, un onglet libre a été créé pour suivre les engagements à un concours. Ces onglets sont créés via la gestion des champs libres de la fiche pilote.