Compta reprise

A partir de quoi et à quelle date ?

La reprise d'une comptabilité s'effectue à partie d'une balance établie à la date de clôture du dernier exercice.
Cette balance présente le solde de tous les comptes de votre plan comptable.

Vous pouvez saisir votre solde au dernier jour de l'exercice clôt ou au premier jour du nouvel exercice.
Par exemple, si votre exercice va du 1er janvier 2011 au 31 décembre 2011 :

• Vous pouvez reprendre le solde des comptes au 31 décembre 2011 puis clôturer 2011.
• Vous pouvez reprendre le solde des comptes au 1er janvier 2012 après clôture de 2011.

Dans le premier cas vous disposerez d'un comptabilité 2011 que vous pourrez comparer aux chiffres 2012. Dans le second, il faudra attendre 2013 pour pouvoir comparer deux exercices.
Dans le premier cas votre saisie est plus importante car elle comporte les comptes de classe 6 (dépenses) et 7 (recettes). Dans le second, ils ne sont pas à saisir car ils sont à zéro.

Préparer son plan comptable

Ce logiciel est fourni avec un plan comptable spécifique aux associations. Il comporte un grand nombre de comptes dont vous ne vous servirez vraisemblablement jamais. Vous pourriez supprimer ces comptes en trop mais le mieux est de les désactiver ce qui vous permettra de les ré-activer en cas de besoin.
Ce plan comptable est générique, il ne détaille pas les comptes de vente et d'achat par nature de dépense ou de recette, cette fonction est réalisée par la partie budgétaire.
Vous disposez donc d'un plan budgétaire qu'il faut adapter à vos besoins. C'est dans celui-ci qu'il faut détailler les recettes et dépenses (ex: forfaits, cotisations, remorqués, ...).
Donc, avant tout, définir sont plan comptable et la structure de son budget.

Écritures de reprise

En premier vous devez choisir un compte d'attente qui servira de contrepartie à vos écritures de reprise. Vous pouvez utiliser un compte existant (471 ou 472) ou en créer un spécifiquement (ex : 473 Reprise de la comptabilité).
Comme votre balance est équilibrée (le cumul des débits est égal au cumul des crédits), votre compte d'attente aura un solde à zéro lorsque vous aurez saisi toutes vos écritures de reprise. Par contre, ce résultat ne sera pas forcément obtenu immédiatement car vous devrez attendre que toutes les écritures de clôture soient passées avant de reprendre certains comptes.
Dès le premier jour de l'exercice vous pouvez commencer par reprendre les comptes des membres car ils ne devraient plus bouger. Si cela arrivait quand même, il suffirait de corriger l'écriture de reprise.

Comptes des membres

Ce sont les comptes dont le numéro commence par 411.
Vous devez utiliser le type de pièce divers Opération diverse sans imputation budgétaire.
Pour un compte positif :

• DEBIT : compte d'attente
• CREDIT : compte membre

Pour un compte négatif :

• DEBIT : compte membre
• CREDIT : compte d'attente

Attention ! Ne créer pas le compte du membre dans la comptabilité, passer par l'assistant de création d'un membre. Celui-ci va créer le membre et son compte comptable associé.

Comptes des fournisseurs

Ce sont les comptes dont le numéro commence par 401.
Vous devez utiliser le type de pièce divers Opération diverse sans imputation budgétaire.
Écriture classique :

• DEBIT : compte d'attente
• CREDIT : compte fournisseur

Comptes de banque

Ces comptes de banques, dont le numéro débute par 512, présentent une particularité, ils doivent être rapprochés avec vos relevés de banque. Ce rapprochement a pour but de vérifier que vous ou votre banque n'avez pas fait d'erreur ou d’omission.
Pour pointer les premiers relevés du nouvel exercice, vous devez disposer en détail les écritures y figurant.
Votre reprise s'effectue avec le type de pièce opération diverse sans imputation budgétaire :

• Créer une écriture pour les pièces non rapprochées :
  • Pour le règlement d'un dépense
    • DEBIT : compte d'attente
    • CREDIT : compte banque
  • Pour l'encaissement d'une recette
    • DEBIT : compte banque
    • CREDIT : compte d'attente
• Créer une écriture pour le solde (solde comptable diminué des écritures non rapprochées)
  • S'il est en la faveur de la banque
    • DEBIT : compte d'attente
    • CREDIT : compte banque
  • S'il est en votre faveur
    • DEBIT : compte banque
    • CREDIT : compte d'attente

Comptes de vente et d'achat

Si vous avez opter pour une reprise à la fin de l'exercice précédent, vous aurez à reprendre ces comptes.
Vous devez d'abord effectuer l'éclatement de votre compte général dans les chapitres analytiques.
Par exemple, si votre ancienne comptabilité présentait les ventes en :

• 706101 Cotisations
• 706102 Forfaits
• 706103 Vol payés à l'heure
• 706104 Mise en l'air

Votre nouvelle comptabilité sera :

• 706 Prestations de services (somme des 706xxx)
• éclatement budgétaire :
  • 0101 Cotisations (montant du 706101)
  • 0201 Forfaits (montant du 706102)
  • 0202 Vols facturés à l'heure (montant du 706103)
  • 020402 Remorqués (montant du 706104)

Le type de pièce à utiliser est alors l'opération diverse avec imputation budgétaire en augmentation de recettes.

• DEBIT : compte d'attente
• CREDIT : compte de vente

Pour les dépenses, vous devez procéder de la même façon sauf que vous devez utiliser le type de pièce opération diverse avec imputation budgétaire en augmentation de dépenses.

• DEBIT : compte d'achat
• CREDIT : compte d'attente

Les autres comptes

La reprise des autres comptes s'effectue avec le type de pièce opération diverse sans imputation budgétaire.
Si le solde du compte est débiteur :

• DEBIT : compte débiteur
• CREDIT : compte d'attente

Si le solde du compte est créditeur :

• DEBIT : compte d'attente
• CREDIT : compte créditeur