GIVAV-WIKI:Actualités

La comptabilité du GIVAV est entièrement réécrite dans cette version, c'était la dernière partie écrite en mode procédurale, l'application est maintenant entièrement développée en programmation orientée objet basée sur un framework PHP.
De plus, nous avons profité de cette version pour rationaliser la base de donnée et les programmes, c'était devenu nécessaire après 15 ans de développement.
Ces travaux ont nécessité 7 mois de travail pendant lesquels il était difficile de faire évoluer l'existant, toute modification devant être reportée dans la nouvelle version avec tous les risques que cela comporte.

IMPORTANT ! Avant d'utiliser le GIVAV sur 2020, vous devez réaliser les travaux de mise en place.

Sommaire

1 Nouvelle comptabilité
2 Autres nouveautés
3 Mise en place
4 Évolutions
- 4.1 Version 4.0.01 (03/01/20)
5 Anciennes version

Nouvelle comptabilité

La comptabilité reprend les fonctionnalités existantes en intégrant de nouvelles notions et fonctions.

Exercices

Les exercices comptables peuvent se créer automatiquement dés qu'une écriture est saisie sur l'exercice suivant le dernier exercice.

Types de pièces

Nous distinguons 3 catégories de type de pièces : simple, complexe et automatique. Le type 'simple' permet de saisir des pièces même si l'utilisateur n'a pas de notions comptables. Le type 'complexe' ressemble à l'existant. Les pièces automatiques sont paramétrées via une interface spécifique, elles sont générées par les programmes et ne sont ni modifiables, ni supprimables.
Les types de pièce ne sont plus figés, ils peuvent être modifiés ou supprimés sans conséquences pour les pièces existantes.

Classes et têtes de chapitre

Précédemment les classes et les comptes étaient confondus, seule le choix 'Titre ?' permettait de distinguer une classe d’un compte, la gestion est maintenant séparée. Il en est de même entre les chapitres budgétaires et les titres.

Imputation budgétaire

La saisie complexe permet de saisir une imputation analytique directement sur la ligne de vente ou d'achat. Il est aussi possible de saisir des lignes contenant uniquement un mouvement budgétaire.

Mode strict

Le mode strict ajoute des contrôles afin que les écritures soit conformes aux normes comptables.
Principalement, une ligne d’écriture passée sur une compte 6 doit être reliée à un chapitre budgétaire en dépense. De même, une ligne d’écriture passée sur une compte 7 doit être reliée à un chapitre budgétaire en recette. Toutes les autres lignes de doivent pas être reliées à un chapitre budgétaire.
Une pièce complexe ne peut pas contenir de ligne budgétaire sans compte comptable sauf si cette pièce ne comporte que des lignes budgétaires (OD analytique).
Donc, en mode strict, les totaux du compte de résultat sont égaux aux totaux du budget.

Sections analytiques

Cette notion doit permettre à un club mixte de suivre une comptabilité analytique par section. C'est une option gratuite qui est mise en place à la demande du club.

Pointage des comptes bancaires

A la place du rapprochement bancaire actuel, les clubs pourront opter pour un pointage des écritures avec les données téléchargées depuis le site de la banque.
Cette fonction sera disponible au 1er trimestre 2020.

Immobilisations

La gestion des immobilisations permet de suivre ces entités et de passer automatiquement les écritures comptables correspondantes.
Cette fonction sera disponible au 1er trimestre 2020.

Emprunts

La gestion des emprunts permet de générer automatiquement les écritures de remboursement.
Cette fonction sera disponible au 1er trimestre 2020.

Abonnements

Cette fonction permet d'enregistrer à l'avance des écritures répétitives qui sont alors créées automatiquement à la date désirée (ex : échéancier EDF).
Cette fonction sera disponible au 1er trimestre 2020.

Achats pour le club et notes de frais

Smart'Glide mobile va permettre à un membre du club de saisir un achat qu'il a fait pour le club ou des frais qu'il a engagé pour le club. Il indique le mode de remboursement désiré (compte membre ou mode de paiement). Après vérification, le trésorier peut valider la saisie comptable et générer le règlement.
Cette fonction sera disponible au 1er trimestre 2020.

Autres nouveautés

D'autres parties du GIVAV ont été modifiées.

Vote avec liste de candidats dans l'agenda associatif

L'agenda associatif autorise un [avec liste de candidats].

Paramétrage des n° de planche à chargement automatique depuis OGN

Le paramétrage de l'association vous permet maintenant de désigner les n° de planche qui seront chargés automatiquement via OGN.

Statistiques générales

Les statistiques générales étaient écrite suivant un ancien mode, elles sont réécrites et conservent les mêmes fonctionnalités qu'avant.

Forum

Le forum utilisait un outil existant (PhpBB), il est maintenant intégré à l'application.

Votre compte au GIVAV

Le GIVAV va utiliser le même outil que les clubs pour gérer ses comptes, vous pourrez ainsi consulter le compte de votre association via le menu Gestion => Membres => Clubs.

Alerte sur les anomalies de la saisie des vols

Lorsque qu'il manque un élément à un vol, un warning apparaît sur la liste des planches. Si les corrections ne sont pas apportées dans la semaine, le trésorier du club recevra un courriel de rappel.

Facturation d'un membre

La facturation d'un membre a été revue afin de faciliter son utilisation.

Relances par SMS

Il est possible d'envoyer les relances par SMS.

Effacement des pilotes (RGPD)

Les pilotes ne pourront pas être effacés pendant une période d'un an même s'ils n'ont aucune activité.

Mise en place

Contrôle des paramètres des pièces automatiques

Cette étape important consiste à vérifier les paramètres utilisés par les types de pièces automatiques, pour ce faire allez dans le menu Comptabilité => Plan comptable => Exercices.
Le bouton Paramétrage ouvre la fenêtre qui liste tous ces paramètres.
Nous vous conseillons de renseigner le maximum d'éléments. Par exemple, renseignez les comptes et chapitres budgétaires de rétrocession des vols même si vous n'avez pas ce cas aujourd'hui.

Correspondance entre les chapitres budgétaires et les comptes

La gestion du plan comptable analytique s'effectue via le menu Comptabilité => Plan comptable => Budget.
Vous pouvez maintenant lier un chapitre budgétaire à un compte de charges ou de produits, c'est très utile dans la saisie d'une pièce simple.

Révision des types de pièces

La gestion des types de pièces se fait via le menu Comptabilité => Plan comptable => Types de pièces.
Vous devez revoir vous ancien types de pièces pour supprimer tous les types complexes qui ne sont plus utiles.
Dans les types de pièces complexes restants, un certains nombre doivent pouvoir être remplacés par des types de pièces simples.

Vérification des états paramétrables

Deux états paramétrables sont livrés avec cette version, le bilan et le compte de résultat.
Si vous avez conservé le plan comptable type, ils devraient fonctionner sans modification.
Pour contrôler le compte de résultat, affichez une balance au 31/12 puis comparez la différence entre les produits (classe 7) et les charges (classe 6), elle doit être égale à la cellule D31 du tableau (aux arrondis près).
Pour le bilan, c'est plus simple, le net de l'actif et du passif doivent être égaux.

Modules JOOMLA

Les associations, qui utilisent les modules pour JOOMLA 'VI Internet' ou 'Stages & concours', doivent procéder à la mise à jour de ces modules.
Ceci ne concerne pas les associations dont les modules JOOMLA sont hébergés par le GIVAV.

Ménage dans les utilisateurs

La version 4 autorise la suppression d'un utilisateur, n'hésitez pas à faire le ménage.

Service Web des vols

Les associations, qui utilisent le service Web des vols, doivent adapter leur logiciel, le champ flarm_id a été renommé id_flarm.

Évolutions

Version 4.0.01 (03/01/20)

Nouvelles fonctionnalités

Smart'Glide mobile : Les membres inactifs peuvent quand même accéder à l'agenda associatif et au bar (04/01/20).
Comptabilité : Les remises en banque de chèques peuvent aussi se faire sur un compte d'épargne (06/01/20).
Comptabilité : Le mode de saisie complexe permet maintenant de saisir des règlements reçus par CB ou chèques. Il autorise aussi les règlements émis par chèque (13/01/20).
Comptabilité : L'onglet compte dispose d'un bouton Trouver un compte (14/01/20).

Corrections

La liste des aéronefs ne fonctionnait pas si le club utilisait les zones libres.
La liste des membres ne s'affichait pas si certaines informations étaient demandées (04/01/20).
La liste des planches de vols ne s'affichait pas (04/01/20).
La création automatique du nouvel exercice comptable ne fonctionnait pas toujours (04/01/20).
L'ajout d'une fonction ne fonctionnait plus dans l'agenda associatif (06/01/20).
Les rapprochements n'apparaissaient pas si aucun exercice n'était clôturé (06/01/20).
Le calcul du solde était faux si aucun exercice n'était clôturé (06/01/20).
La comptabilisation des CB issus des VI et des stages n'aboutissait pas (07/01/20).
Dans certaines configurations de tarif, le chapitre budgétaire affecté aux remorquages pouvait faux (07/01/20).
CB (RR4_CARTE) : Le montant affiché en modification n'était pas le bon (07/01/20).
Une erreur pouvait apparaître quand la date d'une pièce était modifiée sans que la date d'échéance soit accessible (09/01/20).
Rapprochement bancaire : Le numéro du chèque émis n'apparaissait pas (09/01/20).
Il était impossible de créé un chéquier dont le numéro de chèque commençait par 0 (09/01/20).
L'impression des journaux ne fonctionnait pas avec l'option Tous les journaux (10/01/20).
Stages : L'onglet qualifications ne s'affichait plus (11/01/20).
Smart'Glide mobile : Le covoiturage affichait un message d'erreur (12/01/20).
Statistiques générales : Le filtre sur Homme ne fonctionnait pas (12/01/20).
Documents d'un pilote : Les documents existants n'étaient pas affichés (12/01/20).
La clôture ne pouvait pas se faire si l'exercice n'avait pas d'écriture sur un compte 6 ou 7 (13/01/20).
Le téléchargement de la sauvegarde des grosses bases ne pouvait plus se faire, un nouveau système permet de les récupérer en plusieurs parties (13/01/20).
Impression d'une remise en banque de chèques : Ajout du nombre de chèques (14/01/20).

Anciennes version

Documentation des anciennes versions :